Politique de confidentialité


Dernière mise à jour : le 19 février 2018

 

Article 1 : Objet de la Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité (ci-après, la « Politique de confidentialité ») s’inscrit dans le constant souci de la société OTO SYSTEMS visée dans les Mentions légales et des sociétés qui lui seraient affiliées (société mère, filiales,...) (ci-après, « OTO SYSTEMS ») de protéger la vie privée des utilisateurs du Site décrit ci-après (ci-après, le ou les « Utilisateur(s) ») eu égard à la réglementation en vigueur et notamment, à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

La Politique de confidentialité fait partie intégrante des Conditions Générales de Vente et d’Utilisation (ci-après, les « CGVU ») relative au site internet de OTO SYSTEMS accessible à l’adresse  http://www.eponyma.com (ci-après, le « Site »).

La présente Politique de confidentialité vise en particulier à informer les personnes de la politique générale mise en place par OTO SYSTEMS, en qualité de responsable de traitement, en termes de protection des données à caractère personnel des Utilisateurs collectées et traitées par OTO SYSTEMS.

L’accès et/ou l’utilisation du Site par l’Utilisateur emporte(nt) son acceptation expresse des termes de la présente Politique de confidentialité et, en conséquence, son acceptation à la collecte, la conservation, l’utilisation et la divulgation de ses données à caractère personnel et ce, tel que décrit dans la présente Politique de confidentialité.

La Politique de confidentialité et tout autre document contractuel contenant des dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel peuvent être modifiés à tout moment par OTO SYSTEMS. La version à jour de la Politique de confidentialité peut librement être consultée sur le Site. Si OTO SYSTEMS considère, à sa seule discrétion, que cette Politique de confidentialité doit être révisée, l’Utilisateur en sera informé par le biais d’une mise à jour ou d’un e-mail. Cette information fera office d’avenant aux présentes dispositions. En continuant d’accéder ou d’utiliser le Site après que ces révisions soient entrées en vigueur, l’Utilisateur accepte d’être lié par la Politique révisée.

ARTICLE 2 : Données collectées  

Dans le cadre du Site, OTO SYSTEMS collecte directement des données à caractère personnel auprès de ses Utilisateurs. Les données à caractère personnel collectées et traitées sont celles que l’Utilisateur transmet volontairement à OTO SYSTEMS par l’intermédiaire du Site lorsqu’il : 
  • visite le Site ;
  • remplit un formulaire ou questionnaire sur le Site ;
  • s’inscrit sur le Site ;
  • effectue une commande sur le Site ;
  • souscrit aux newsletters ;
  • nous contacte, notamment lorsqu’il effectue une demande ou une réclamation auprès de notre Service Client.
OTO SYSTEMS collecte en particulier auprès des Utilisateurs a minima les données suivantes : 
  • les données relatives à l’identité de l’Utilisateur : le nom, le prénom, l’adresse email, l’adresse postale, la date de naissance et le numéro de téléphone ainsi que l’adresse IP utilisée,
  • les données que vous fournissez en remplissant des formulaires et notamment les données relatives à votre peau (préoccupation beauté, type de peau, sensibilité cutanée, mode de vie, contre-indications, etc) sous réserve de votre accord préalable, à partir desquelles est généré le dosage du complexe actif personnalisé contenu dans les Produits nécessaire à la fabrication de ces derniers.
  • les données relatives à vos moyens de paiement, notamment votre numéro de carte de crédit et sa date d’expiration,
  • les données relatives au suivi de la relation commerciale, notamment votre numéro de commande, l’historique de vos achats, de vos demandes ou de vos correspondances avec le Service Client, les préférences et intérêts.

Enfin, afin de fournir de manière optimisée ses Services, OTO SYSTEMS sera amenée à recueillir des données agrégées sur l’utilisation des Services telles que l’adresse IP, le type de navigateur, la langue du navigateur, l’historique du navigateur, le nombre de clics, les pages consultées et l’ordre de ces pages, et plus, généralement, toutes données de navigation et de connexion de l’Utilisateur.

ARTICLE 3 : Finalités de la collecte et du traitement de vos données

Les données à caractère personnel collectées, stockées et traitées par OTO SYSTEMS sont nécessaires aux fins de permettre à l’Utilisateur d’accéder au Site et de l’utiliser.

Les données recueillies permettent notamment d’administrer et d’améliorer le Site, de gérer la relation client (CRM) (newsletters, offres commerciales personnalisées, sondages, etc.) et la relation commerciale, de fournir un appui technique et de répondre aux demandes des Utilisateurs, de recommander un complexe actif personnalisé, de faire appliquer les Conditions Générales de Vente et d’Utilisation régissant le Site, de communiquer sur les actualités de OTO SYSTEMS, du Site, des marques et des Produits, d’analyser les tendances de trafic des Utilisateurs et de recueillir des données statistiques.  

Lorsque vous recevez des communications de la part de OTO SYSTEMS, vous aurez la possibilité de mettre un terme à ces communications en suivant les instructions de désabonnement contenues dans la communication promotionnelle.

ARTICLE 4. Destinataires des données

Les informations collectées auprès des Utilisateurs sont destinées à OTO SYSTEMS en qualité de responsable du traitement.

Vos données ne font l'objet d'aucune communication à des tiers, excepté dans les cas suivants :
  • lorsque vous avez donné votre accord préalable pour le partage et/ou la divulgation de vos données, y compris par l’intermédiaire des fonctionnalités proposées par le Site ;
  • lorsque OTO SYSTEMS doit partager vos données avec les sous-traitants, fabricants, fournisseurs, prestataires et notamment prestataires techniques aux fins de fourniture du Site, de résolution des problèmes de fonctionnement du Site ou encore en vue d’offrir des informations publicitaires et promotionnelles en relation avec le Site ;
  • OTO SYSTEMS fournit en particulier vos données à des sociétés tierces pour fournir des services en son nom, y compris le traitement des paiements, l’analyse des données, l’éventuel traitement des campagnes de mailing, l’hébergement du Site ;
  • en application d'une loi, d'un règlement ou en vertu d'une décision d'une autorité réglementaire ou judiciaire compétente ou encore, si cela s'avère nécessaire, aux fins de préserver ses droits et intérêts, OTO SYSTEMS pourra communiquer vos données ;
  • en cas de changement de contrôle d’OTO SYSTEMS ou de cession de tout ou partie de ses actifs, OTO SYSTEMS sera autorisée à transférer vos données conformément à l’article 8 des présentes.

OTO SYSTEMS ne transmet pas les données à caractère personnel à des annonceurs tiers à des fins de marketing ciblé à moins que l’Utilisateur y ait consenti préalablement. Il convient toutefois de noter que les annonceurs peuvent obtenir des données à caractère personnel concernant l’Utilisateur à partir de son profil d’utilisateur sur le Site ou d'autres sources publiques. OTO SYSTEMS ne saurait de la même manière voir sa responsabilité engagée à ce titre.

En revanche, OTO SYSTEMS peut utiliser et partager avec des tiers certaines données techniques ou agrégées non personnelles relatives à la navigation des Utilisateurs du Site. La collecte, le traitement et la divulgation de telles données anonymisées ne sauraient être soumis aux restrictions énoncées dans la Politique de confidentialité.  

ARTICLE 5. Sécurité des données

OTO SYSTEMS fait ses meilleurs efforts pour protéger les données à caractère personnel des Utilisateurs et ainsi restreindre les risques de perte, de détérioration ou de mauvaise utilisation de celles-ci.

OTO SYSTEMS assure la mise en place d’outils reconnus permettant de protéger la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel des Utilisateurs et limite l’accès à ces données aux personnes qui ont à en connaître au regard des finalités poursuivies.

OTO SYSTEMS s’assure que les prestataires de services utilisent les données personnelles des Utilisateurs uniquement pour gérer les services qu’elle leur demande de fournir. OTO SYSTEMS demande également à ces prestataires de toujours agir en conformité avec les lois applicables en matière de protection des données personnelles et d’accorder une attention particulière à la protection de ces données.

En dépit des mesures prises en matière de sécurité, OTO SYSTEMS ne saurait garantir l’acheminement des données transmises à des tiers par l’intermédiaire du Site et décline toute responsabilité à ce titre. L’Utilisateur reconnait en particulier les contraintes et risques inhérents à l’utilisation d’Internet et s’engage d’ores et déjà à prendre lui/elle-même toute mesure préventive pour conserver la confidentialité de ses données à caractère personnel (y compris les éventuels mots de passe de comptes).

ARTICLE 6 : Lieu de stockage et conservation des données

Les données à caractère personnel sont stockées chez l'hébergeur identifié au sein des Mentions Légales, la société SHOPIFY, dont les serveurs se situent aux USA, qui est membre du Bouclier de Protection des Données (mieux connu sous le nom de « Privacy Shield » (https://www.privacyshield.gov/), un mécanisme qui a été reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat aux données à caractère personnel transférées par une entité européenne vers des entreprises établies aux Etats-Unis.

La durée de conservation des données à caractère personnel de l’Utilisateur peut varier en fonction de la finalité de la collecte. Des obligations légales peuvent imposer à OTO SYSTEMS une conservation pour une durée minimale. Dans les autres cas, les données vous concernant ne seront conservées que dans la limite de la réalisation de la finalité poursuivie (en l’occurrence pour la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale à savoir trois ans à compter de la dernière utilisation du Service), ou dans le respect de la règlementation applicable en la matière.

En règle générale :
  • Les données prospects / clients sont conservées, sauf opposition de votre part, pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact ou de la fin de la relation commerciale. Au terme de ce délai de trois ans, OTO SYSTEM est susceptible de reprendre contact avec vous afin de savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l'absence de réponse positive et explicite de votre part, les données vous concernant seront supprimées ou archivées conformément aux dispositions en vigueur.
  • Les données bancaires sont supprimées une fois la transaction réalisée ou archivées à des fins de preuve conformément aux dispositions en vigueur. Sous réserve de votre accord exprès, ces données peuvent être conservées jusqu’à la date d’expiration de la carte bancaire.
  • Les données permettant d'établir la preuve d'un droit ou d'un contrat, ou conservées au titre du respect d'une obligation légale sont archivées conformément aux dispositions en vigueur.

Les informations stockées dans le terminal des Utilisateurs (ex : cookies), ou tout autre élément utilisé pour identifier les Utilisateurs et permettant leur traçabilité ainsi que les données de fréquentation brutes associant un identifiant, ne seront pas être conservés au-delà de treize mois. Les nouvelles visites ne doivent pas prolonger la durée de vie de ces informations.

ARTICLE 7 : Les cookies 

Le Site peut stocker ou récupérer des informations à partir du navigateur de l’Utilisateur, généralement sous forme de cookies.   Pour mémoire, les cookies sont des fichiers de taille réduite qui sont envoyés vers le navigateur et enregistrés sur le disque dur de l’ordinateur, la tablette ou l’appareil mobile de l’Utilisateur afin de stocker des informations de navigation, telles que ses préférences concernant les sites ou des informations de profil (les pages consultées, les visites, la date et l'heure de la consultation, historique de lecture, mode d’affichage des contenus...). L'ordinateur gardera un code d'identification dans le cookie.

Sauf décision de la part de l’Utilisateur de désactiver les cookies selon la procédure décrite ci-dessous, le fait d’utiliser le Site vaut consentement à l’utilisation des cookies en application de la présente politique d’utilisation des cookies.  

Ces cookies permettent à OTO-SYSTEMS :

  • d’établir des statistiques de fréquentation aux fins de réaliser des études et d’améliorer le fonctionnement du Site,
  • de mémoriser les préférences d’affichage du navigateur de l’Utilisateur et d’adapter la présentation du Site lors des visites de l’Utilisateur,
  • de mémoriser des informations saisies dans divers formulaires et questionnaires,
  • de permettre d’accéder à des espaces réservés et personnels du Site, tels que l’espace personnel de l’Utilisateur, grâce à des identifiants ou des données personnelles le concernant antérieurement communiquées, lui permettant le cas échéant d’accéder à des contenus personnalisés.

Des cookies sont également susceptibles d’être enregistrés sur le disque dur de l’ordinateur, la tablette ou l’appareil mobile de l’Utilisateur par l’hébergeur du Site et ce afin de permettre une utilisation correcte des services qu’il propose. Si vous souhaitez recevoir davantage d’informations sur les cookies de ce tiers, référez-vous à la politique de Shopify relative aux cookies à l’adresse suivante : https://fr.shopify.com/legal/cookies.

L’Utilisateur peut désactiver à tout moment et gratuitement l'utilisation des cookies en sélectionnant les paramètres appropriés de son navigateur. Les étapes à suivre étant différentes pour chaque navigateur, l’Utilisateur peut trouver des instructions dans le menu «Aide» de son navigateur  ainsi que dans la rubrique «Cookies : les outils pour les maîtriser» du site www.cnil.fr. (Commission Nationale de l’Informatique & des Libertés). Cependant, OTO SYSTEMS informe l’Utilisateur qu’une telle désactivation pourrait empêcher l'utilisation de certaines fonctionnalités du Site.

ARTICLE 8 : Cession / Transfert

OTO SYSTEMS se réserve le droit de transférer les données à caractère personnel des Utilisateurs dans le cas d’un changement de son contrôle ou de la cession de tout ou partie de ses actifs, notamment par acquisition ou fusion avec une autre société.

Dans un tel cas, OTO SYSTEMS avertira par tout moyen les Utilisateurs d’un tel transfert et de tout changement affectant, le cas échéant, la Politique de confidentialité.

ARTICLE 9 : Politique de confidentialité concernant les mineurs

Le Site n’est pas destiné aux mineurs au sens de la règlementation française.

Dans ces conditions, OTO SYSTEMS ne collecte pas volontairement de données à caractère personnel auprès d’enfants de moins de 18 ans. S’il était tout de même porté à la connaissance de OTO SYSTEMS la collecte de telles données, OTO SYSTEMS prendra toutes les mesures utiles aux fins de supprimer ces données.

ARTICLE 10 : Droit d’accès, de modification et de suppression de vos données à caractère personnel

Conformément à la loi applicable, l’Utilisateur bénéficie d’un droit d’accès et de rectification de ses données à caractère personnel. L’Utilisateur dispose également, pour motif légitime, du droit de s’opposer à tout traitement, sans motif et sans frais.

Pour le cas où le Site ne permettrait pas une possibilité directe d’exercer ces droits, l’Utilisateur peut formuler sa demande par courrier à l’adresse :

OTO SYSTEMS
Service Client
95bis-97 rue de Bellevue 
92 100 BOULOGNE-BILLANCOURT

ARTICLE 11 : Demandes d’informations - Questions

Pour toute information ou question, un Service Client de OTO SYSTEMS est à votre disposition. Vous pouvez le joindre selon les modalités suivantes du lundi au vendredi, de 9h30 à 18h.  

par courrier à l’adresse suivante : 

OTO SYSTEMS Service Client
95bis-97 rue de Bellevue 
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT

par email à l’adresse suivante :  

serviceclient@eponyma.com  

ou par téléphone au : 

01 46 08 26 95